Seuraportaalin tietosuojaseloste
Päivitetty 26.10.2026.
1. Kuka vastaa tiedoistasi?
Seuraportaali on WWW Designin palvelu urheiluseurojen jäsenhallintaan ja toiminnan järjestämiseen.
WWW Design vastaa omista asiakas- ja yhteydenottotiedoistaan, omasta laskutuksestaan sekä omiin tarkoituksiinsa tekemästään palvelun turvallisuuden ylläpidosta. Seuran toimintatiedoissa rekisterinpitäjä on oma seurasi. WWW Design käsittelee näitä tietoja seuran ohjeiden mukaisesti. Tämä seloste kertoo palvelun yhteisistä käytännöistä; seura ilmoittaa omat käyttötarkoituksensa, käsittelyperusteensa ja säilytysaikansa erikseen.
WWW Design
Y-tunnus: 2503281-8
Rautatienkatu 24, 38700 Kankaanpää
Tietosuojayhteys: WWW@design.yt
Ota jäsenyyttä, joukkueita, valmennusta tai seuran laskuja koskevissa tietosuoja-asioissa yhteyttä seuraasi. Jos et tiedä, kenelle asia kuuluu, voit kysyä WWW Designilta. Mailajuniorit ry:n yhteys on puheenjohtaja@mailajuniorit.fi.
2. Mihin tietoja käytetään?
WWW Design käsittelee omissa tarkoituksissaan tietoja seuraavasti:
| Käyttötarkoitus | Käsittelyperuste |
|---|---|
| Asiakasasiointi, yhteydenottoihin vastaaminen ja tukiasioiden hoitaminen | Oikeutettu etu palvella asiakkaita ja hoitaa asiakassuhdetta. |
| Henkilön kanssa tehtävän sopimuksen valmistelu ja toteuttaminen | Sopimus tai henkilön pyytämät toimet ennen sopimusta. Seuran kanssa tehty sopimus ei tee sen jäsenistä WWW Designin sopimusosapuolia. |
| Palvelun suojaaminen ja väärinkäytösten selvittäminen | Oikeutettu etu turvata palvelu ja käyttäjien tiedot. |
| WWW Designin laskutuksen kirjanpito ja viranomaisvelvoitteet | Lakisääteinen velvoite. |
Seura käyttää palvelua jäsenyyksien, huoltaja-asioinnin, joukkueiden, tapahtumien, valmennuksen, tuomaritehtävien, viestinnän ja maksujen hoitamiseen. Myös näihin liittyvä kirjautumisen, käyttöoikeuksien ja tukiselvitysten käsittely tapahtuu seuran lukuun siltä osin kuin siinä toteutetaan seuran ohjeita.
Vapaaehtoiset ilmoitukset ja suostumukseen perustuva tietojen käyttö valitaan erikseen. Selosteen lukeminen tai palveluun kirjautuminen ei ole suostumus muuhun tietojen käyttöön.
3. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?
Tietojen laajuus riippuu tehtävästäsi ja seuran käyttämistä ominaisuuksista. Palvelussa voidaan käsitellä:
- Nimi-, yhteys- ja osoitetietoja, syntymäaikaa, profiilikuvaa sekä jäsenyyksiä, joukkueita ja huoltajasuhteita.
- Käyttäjätilin, tunnistautumisen, käyttöoikeuksien ja annettujen lupien tietoja. Salasanaa ei säilytetä luettavana tekstinä.
- Ilmoittautumisia, läsnäoloja, kokoonpanoja, peluutushistoriaa sekä valmennuksen tavoitteita ja kehityshavaintoja.
- Tuomareiden ja toimihenkilöiden pätevyyksiä, saatavuutta, esteellisyyksiä, toiveita, tehtävähistoriaa ja palkkioita.
- Laskuja, viitteitä ja maksutapahtumia sekä pankkiaineistojen maksaja- ja tilitietoja.
- Viestejä, vastaanottaja- ja toimitustietoja, ilmoitusvalintoja sekä puhelinilmoitusten teknisiä tilaustietoja.
- Asiakas- ja tukiyhteydenottoja, sopimustietoja, tietosuojapyyntöjä sekä kirjautumisen ja käytön tapahtumatietoja, kuten ajankohtia, IP-osoitteita ja selaintietoja.
Tietoja saadaan sinulta, huoltajaltasi, seuran valtuuttamilta toimihenkilöiltä ja palvelun käytöstä. Seura voi tuoda tietoja aiemmasta jäsenrekisteristään, aikaisemmilta kausilta sekä käyttämistään kilpailu- ja tuomariaineistoista. Maksutiedot saadaan seuran tuomista pankkiaineistoista tai erikseen käyttöön otetusta pankkiyhteydestä. Seura kertoo omat ulkoiset tietolähteensä omassa selosteessaan.
Palvelussa käsitellään myös lasten tietoja. Huoltajan asiointi rajataan hänen edustamaansa lapseen. Poissaolon voi ilmoittaa ilman syytä. Vapaaehtoinen sairastumista tarkoittava poissaolovalinta edellyttää huoltajan erillistä vahvistusta; diagnoosia ei pyydetä. Seura vastaa tämän tiedon käsittelyperusteesta ja tarpeellisuudesta.
Älä lisää avoimiin teksteihin henkilötunnuksia, diagnooseja, salasanoja tai muita asian hoitamiseen tarpeettomia tietoja.
4. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
| Tietoryhmä | Säilytysaika |
|---|---|
| WWW Designin tavalliset asiakas- ja yhteyshenkilötiedot | Asiakassuhteen ajan ja 6 kuukautta sen päättymisestä. |
| Päättyneet yhteydenotto- ja tukiasiat | 6 kuukautta asian sulkemisesta. |
| Käyttämätön kirjautumistili | Enintään 2 vuotta viimeisestä palvelun käytöstä. Tilin poistamisesta ilmoitetaan etukäteen. |
| Tavalliset palvelun turvallisuus- ja käyttötapahtumalokit | 12 kuukautta tapahtumasta. |
| Sovelluksen virhelokit | 30 vuorokautta. |
Kirjanpidon tositteita säilytetään vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Kirjanpitoja ja tilinpäätöksiä säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Nämä ajat eivät koske kaikkia jäsen- tai käyttäjätietoja. Yksilöidyn riita-asian tai väärinkäytöksen selvittämiseen tarvittavat tiedot voidaan säilyttää asian käsittelyn ja siihen liittyvien oikeudellisten määräaikojen ajan; poikkeus ei pidennä muun aineiston säilytystä.
Seuran jäsen-, tapahtuma-, valmennus- ja laskutustietojen säilytys määräytyy seuran ilmoittamien aikojen ja lakisääteisten velvoitteiden mukaan. Toimintakauden vaihtuminen ei päätä jäsenyyttä. Kirjautumistilin poistaminen ei myöskään poista seuran erillistä jäsenrekisteriä tai säilytettäviä laskuja. Yhden seuran jäsenyyden päättyminen ei sulje asiointia toisessa seurassa.
Poissaolon syyt poistetaan päivittäisessä siivouksessa, kun tapahtuman päättymisestä on kulunut 7 päivää. Puhelinilmoituksen tilaus vanhenee 180 päivän kuluttua vahvistamisesta, ellei sitä uusita, ja vanhentunut tilaus poistetaan päivittäisessä siivouksessa. Uloskirjautuminen poistaa kyseisen selaimen tilauksen.
Varmuuskopioissa säilytetään 30 päivittäistä palautuspistettä. Ohjelmistopäivitystä varten otettuja erillisiä palautuskopioita säilytetään enintään 90 päivää; yksilöity keskeneräinen häiriönselvitys voi edellyttää kyseisen kopion säilyttämistä asian ratkaisemiseen asti. Varmuuskopioita käytetään vain palautukseen ja häiriönselvitykseen. Palautuksessa aiemmat poistot toteutetaan uudelleen. Palvelusopimuksen päättyessä seuran aineiston palauttamisesta ja poistamisesta huolehditaan käsittelysopimuksen mukaisesti.
5. Kuka voi saada tietoja ja missä niitä käsitellään?
Tietoja käsittelevät tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa oikeutetut seuran henkilöt sekä palvelua ylläpitävät WWW Designin henkilöt. Palvelun käyttö ei tee jäsenrekisteristä julkista. Seuran ja WWW Designin välisessä henkilötietojen käsittelysopimuksessa sovitaan seuran tietojen käsittelystä.
Palvelin ja varmuuskopiot sijaitsevat Suomessa. Sähköpostit lähetetään Seuraportaalin omalla sähköpostipalvelulla vastaanottajan käyttämään sähköpostipalveluun. Lähettämisessä käsitellään vastaanottajan osoitetta, viestiä ja toimitustietoja. Seuran valitsema pankki tai kirjanpitopalvelu käsittelee sille toimitettuja tietoja oman tehtävänsä mukaisesti. Viranomaisille annetaan tietoja lain edellyttämissä tilanteissa.
Puhelinilmoitukset ovat vapaaehtoisia. Tallennamme niitä varten laitekohtaisen ilmoitusosoitteen, salausavaimet ja luvan antamisajan. Ilmoitukset välittyvät selaimesi tai laitteesi käyttämän Googlen, Applen tai Mozillan ilmoituspalvelun kautta. Sisältö salataan Seuraportaalin ja vastaanottavan selaimen välillä. Välittäjälle näkyy silti toimittamiseen liittyviä teknisiä tietoja, kuten ilmoitusosoite, ajankohta ja verkkoyhteystietoja. Lukitusnäytöllä näkyy vain yleinen muistutus: henkilö-, tapahtuma-, maksu- tai terveystietoja ei sisällytetä ilmoitukseen. Varsinaiset tiedot avataan kirjautuneena Seuraportaalissa. Voit poistaa ilmoitukset käytöstä palvelussa tai selaimen asetuksissa.
Ilmoituspalvelujen teknisiä tietoja voidaan käsitellä myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Google ilmoittaa käyttävänsä omissa siirroissaan EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehystä sekä tarvittaessa EU:n mallisopimuslausekkeita. Apple ja Mozilla kuvaavat käyttävänsä soveltuvissa siirroissaan muun muassa EU:n mallisopimuslausekkeita. Niiden käsittelyä ja suojatoimia koskevat tiedot ovat saatavilla palveluntarjoajilta: Google, Apple ja Mozilla. Vastaanottajan valitsema sähköpostipalvelu voi myös käsitellä viestin tietoja ETA-alueen ulkopuolella. WWW Designilta saa lisätietoja palvelun omista tietovirroista osoitteesta WWW@design.yt.
6. Evästeet ja selaimeen tallennettavat tiedot
Palvelu käyttää kirjautumiseen ja asioinnin suojaamiseen tarvittavia evästeitä. Vapaaehtoisen Muista minut -valinnan ja ilmoitusasetukset voit muuttaa itse.
| Tallenne | Tarkoitus ja kesto |
|---|---|
| Istunto- ja suojaevästeet | Kirjautuminen ja pyyntöjen suojaaminen; 120 minuuttia, toiminta-aika päivittyy palvelua käytettäessä. |
| Muista minut -eväste | Valitsemasi kirjautumisen muistaminen; enintään 400 päivää. |
| Push-ilmoitusten selaintunniste | Ilmoitusasetuksen hallinta; enintään 180 päivää. Poistetaan myös uloskirjautumisessa ja ilmoitusten poiskytkennässä. |
| Sivupalkin näyttövalinta | Käyttöliittymävalinta säilyy, kunnes poistat selaimen paikalliset tiedot. |
Voit poistaa tallenteet selaimen asetuksista. Välttämättömien evästeiden estäminen voi estää kirjautumisen tai asioinnin. Puhelimeen asennettava verkkosovellus ei tallenna jäsenkortteja tai laskuja omaan offline-välimuistiinsa.
7. Tietojen suojaaminen ja automaattiset toiminnot
Suojaamme tietoja salatulla verkkoyhteydellä, kirjautumisen suojauksilla, tehtävä- ja seurakohtaisilla käyttöoikeuksilla sekä tapahtumalokeilla. Ylläpidon pääsy rajataan työtehtävän edellyttämään käyttöön.
Palvelu käyttää sääntöpohjaista automaatiota esimerkiksi maksujen kohdistamiseen ja tuomariehdotusten muodostamiseen. Tuomariehdotuksissa huomioidaan pätevyys, saatavuus, esteellisyys, kokemus, toiveet ja tehtäväkuormitus. Seuran vastuuhenkilö vahvistaa tuomaritehtävät. Maksujen epäselvät kohdistukset ohjataan tarkistettaviksi. Voit pyytää seuraasi tarkistamaan sinua koskevan virheellisen tiedon tai ehdotuksen.
8. Oikeutesi
Voit pyytää tietojesi tarkastamista ja virheiden korjaamista. Lain edellytysten täyttyessä voit myös:
- Pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
- Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
- Saada itse antamasi tiedot siirrettävässä muodossa, kun käsittely on automaattista ja perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
- Peruuttaa antamasi suostumuksen. Peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa rajoittamattomia: esimerkiksi lakisääteinen säilytysvelvoite voi estää tietyn aineiston poistamisen.
Lähetä WWW Designin käsittelyä koskeva pyyntö osoitteeseen WWW@design.yt ja seuran tietoja koskeva pyyntö seuralle. Pyynnön tekeminen on lähtökohtaisesti maksutonta eikä edellytä Seuraportaali-tunnusta. Kerro, mitä asia koskee ja mihin seuraan liityt. Älä lähetä henkilöllisyystodistusta tai salasanaa tavallisella sähköpostilla; sovimme tarvittaessa turvallisesta henkilöllisyyden tai huoltajan edustusoikeuden varmistamisesta.
Rekisterinpitäjä vastaa ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukaudessa. Jos käsittely vaatii lain salliman enintään kahden kuukauden lisäajan, siitä ja sen syystä ilmoitetaan ensimmäisen kuukauden aikana. Voit myös tehdä ilmoituksen tietosuojavaltuutetulle, jos katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan tietosuojasäännöksiä.
9. Tietojen antaminen ja selosteen muutokset
Käyttäjätilin luominen ja turvallinen kirjautuminen edellyttävät tilin ja tunnistautumisen tietoja. Asiakasasioinnin hoitamiseen tarvitaan yhteystiedot. Seura kertoo, mitä tietoja sen toimintaan osallistuminen edellyttää. Ilman välttämättömiä tietoja kyseistä toimintoa ei voida järjestää. Poissaolon syyn kertominen tai push-ilmoitusten salliminen ei ole palvelun käytön edellytys.
Selostetta päivitetään käsittelyn muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan ennen uuden käsittelyn aloittamista. Muutos ei itsessään anna suostumusta tietojen uuteen käyttötarkoitukseen.